如何解读Office五大简化且功能

如何解读Office2010五大简化且实用功能

　　Office 2010已经让很多Office老用户感受到了这款升级版Office的强大魅力，配合Windows 7，启动更快，功能更强大，操作更简洁， 如果你没吃透“Office”且英语稍微有一点基础，可以用这款Ribbon Hero来学习一下。下面是小编整理的如何解读Office2010五大简化且实用功能，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

　　今天就来稍微看一下Office 2010里面的5大简化实用功能吧——

　　具有粘贴前的实时预览功能，减少错误发生

　　复制/粘贴是我们相当常使用的动作，但我们也常在执行“粘贴”命令之后，又执行“复原”的动作，多数原因可能是因为是复制来源的格式并不跟编辑中的文件格式一样。

　　Office 2010提供实时预览的方式，让我们在粘贴之前，便可以预先看到，检视贴入后的文件内容改变的样子。

　　当我们见到粘贴的格式不如预期时，只需移动鼠标选择不同的格式，可以减少我们一直使用按下Ctrl+Z(复原功能)，并避免重复操作的可能带来的错误。整体使用上，比起2007版时，光标旁不能移动的粘贴选项图标，好用多了。

　　以新的后台检视，替代旧有文件菜单

　　首先我们从软件接口来看，Office 2010延续Office 2007的Ribbon 功能区接口，但原本Office 2007接口中左上方的圆形“Office按钮”已移除，改回一般页签样式，并延用Office 2003版之前大家较熟悉的名称“文件”。而这个页签的新界面则称为后台检视(Backstage)。

　　点选Office 2010的文件页签后，我们就可看到这次接口中改变最大的“后台检视”。它主要分成三个字段，最左边是各个文件功能指令，中间则是每个功能的子选项，而在右边的字段中，我们可以直接预览文件，这样的设计比原本Office 2007的显示方式更丰富，子选单的呈现方式也较直觉。

　　开启后台检视后，我们随即可以看到文件的详细信息，同时，为了强调文件发布及管理，特意将文件保护、版本管理、发布前的确认等相关功能选项集中于此。

　　改进“查找”及“替代”的检视方式

　　新的“查找及替代”功能，改进搜寻文字内容时的一些困扰。例如，现在当按下Ctrl+F后，Office 2010的功能选单会出现在既有的“导航( Navigation )”窗口内，而原有的标尺、网格线显示方式，也多了检视文章标题的文件引导模式。不像以往按下Ctrl+F后，会另外跳出窗口选项，有时可能不巧会挡住文件内容。

　　当我们输入搜寻关键词后，内文中会将该字背景以色块突显，同时也会在导航窗中秀出搜寻结果，并以段页面或段落等方式来呈现，如此显示方式，在长篇多页文件的搜寻时，较容易检视。

　　新增屏幕截取功能，操作上相当直觉便利

　　在新版Office中，内建的屏幕截图功能相当好用，我们可以直接以鼠标拖拉的方式直接截取特定区域，使用方式也相当人性化。例如我们在 Word中使用这项功能，当我们按下屏幕截取功能后，Word窗口将自动缩小，这时整个桌面会变得透明度较高，我们直接用鼠标选择一块区域时，该区域便会取消透明度而变为正常，拖拉好范围之后，截取范围便自动贴入原先Word光标的所在之处，大幅简化使用步骤。

　　虽然无法像一般专用屏幕截图软件，具备下拉窗口、整页截图功能，但这样的功能已经很实用。还有要注意的是，如果在编辑.doc文件时，这个功能是无法使用的，需要转成.docx文件格式，才可执行此功能。

　　增强的美工编辑能力

　　新版Office持续加强文件美工设计方面功能，除了可以运用增强的SmartArt绘图功能，或是连到微软的Office套用最新的模块。我们现在还可以将图片套用滤镜特效，如笔触效果、水波效果。或是直接帮文字加上边框、阴影、光晕等效果，让文件、简报效果看起来更丰富。

　　还有一个相当有趣的功能，就是2010版的Office加入了图形处理时常用的去除背景功能。使用时，透过软件针对智能型演算去判别，这种去背功能相当容易使用，不过面对复杂的图片时，效果就不是那么好，毕竟仍不如专业绘图软件提供的魔术棒、套索工具等功能。

　　拓展：经典Office常用技巧学习

　　一、Excel表格计算公式

　　1、求所有数值和：SUM(在空白处点下,用SHIFT选中所数,回车就可以出来)

　　2、求平方和：SUMSQ

　　3、求开平方：SQRT

　　4、在其它函数里有很多公式可以查找。

　　5、去掉前两为数字：mid(A1,3,6)(A1：是你要修改的数的地方6：是你要保留的位数)

　　6、前面加两固定数：=19&D2

　　7、去掉最后两数＝LEFT(A1,7)

　　8、把19820213怎样转换成1982.02格式可以这样做：=LEFT(A1,4)&"."&MID(A1,5,2)

　　二、Word文档输入的技巧

　　1、快速给文字加下划线：Ctrl+Shift+W

　　2、一条虚线：连续输入3个"*"再按回车键-可以得到虚线

　　3、得到双直线：连续输入3个“=”再按回车键-可以得到双直线

　　4、“～”得到一条波浪线，“#”得到中间加粗的三直线

　　5、选中Word文档的字体-同时按下SHIFT+CTRL+>或者是<号

　　6、快速转换英文字母大小写：“Shfit+F3”快捷键

　　7、隐藏文字：“格式”-“字体”-“隐藏文字”勾选上

　　8、还原图片：按住Ctrl键的同时，双击该图片(该图片就被还原了)

　　9、Word快速建立表格：先输入好表格的文字--在选中文字--表格--插入--表格

　　10、Word换页时不再频繁敲回车键:遇到需要换页的时候按住“Ctrl”键后再按下回车键就换成新页面了

　　11、Word自动生成目录1。选中文字-格式-样式格式-把要做的目录标题都上标题

　　12、插入-引用-索引和目录-点目录-显示级别设置3-确定-自动生成目录了

　　三、Word中保存插入的图片

　　1、方法一：word文档中另存为--网页格式--在*.files文件中-就可以找出全部Word文档的图片了

　　2、方法二：把你想要的图片复制到PPT里,在用PPT里另存就可以得到图片了。

　　四、在Excel中做100 100+20 120+20 140+20等循环语句

　　在Excel表中公式:

　　X坐标 Y坐标

　　A B C D

　　757743 200 3683087 40

　　=$A1+$B$1 =$C1-$D$1

　　五、Excel重复打印表头

　　1、文件-页面设置-工作表-顶端标题行--点击你要输出表头的那一个框

　　2、在点回来确定-在用打印预缆看看每一页是否都有表头.

　　六、设置Excel列宽行高设置

　　1、全选或者是选择一个都可以设置--格式-行-行高-输入一个行高-确定

　　2、设置列也是在格式里面设置的-列-列宽-输入列宽-确定.

　　七、Excel大小写数字互换

　　1、选中你要转化的大小写数字-右键设置单元格格式-数字-特殊-来选中你的类型-确定.

　　八、在Excel中工作表进行分区加密

　　1、选中需要加密的区域-工具-保护-允许用户编辑区域-新建-输入一个标题-点引用单元格-选好单元格后-设置密码-确定-在选中保护工作表-在输入密码两次-确定。

　　2、Excel表表格加密-保存表-保存框的右上角(工具)-点常规选项-输入密码-确定-在保存就是

　　有密码的表格了。

　　九、在Excel表数据表中如何按条件显示数字

　　1、选中你要条件显示的数字-格式-条件格斯-条件(单元格数据)-设置你要选的条件-设置颜色-

　　可以添加-选出设置。

　　十、高级筛选

　　把满足条件的筛选出来，放到别的地方。

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