商务英语的写作技巧
商务英语写作目前在生活中有越来越广泛的应用，每个人都有必要了解商务英语的一些写作知识和规范。但目前很多英语学习者并没有系统接触过商务英语写作的教材或者资料，对商务英语可能比较陌生。现在就为了大家介绍一些提升商务英语写作的小技巧。
关于商务英语写作技巧
Business English Writing Tips系列对商务和法律人士使用英语时的一些常见错误进行指正，请看以下商务和法律人士(商法人)英语写作常见表达错误：
1. “well received with many thanks”
经常看见商法人回复客户邮件时的这种表达方法，这其实是非常strange的一种表达。首先received就可以，加上well就和一般常见的英文表达方式相悖了。其次，thanks就行，加上many没有必要，亦会看起来稍微有一点点过于polite，well received with many thanks是亚洲人会经常用的英语表达方法。所以，这个句子的正确说法应是email received with thanks，但其实这种表达方式老外是不常用的，这更多的是亚洲人对英语的一种发明并最终影响了英美人的使用方法，像Long time no see一样。更正宗一点的表达是We have received your email and we will xxx accordingly或We acknowledge the receipt of your email and thank you for contacting us或者Thank you for sending xxx through and we will xxx accordingly等等。有的时候英文表达不一定是简短的好，正如中文一样，英文是一门存在了很长时间的语言，是有固定和让人舒适的表达方式的，故意缩短不可取。
2. “captioned matter”
Captioned matter也是商法人在邮件中经常见到的表达方式，但对这种用法，没有和亚洲人接触过的外国人大都是看不懂的。想用captioned matter在邮件中表达的意思是the matter in the subject line。但在英语中这种表达方式是不存在的，正确的应是把subject line matter再叙述一遍，这样也省去了客户再回到subject line看邮件主题是什么的时间，是一种非常好的习惯。另一个选择就是直接说subject line matter，这样通俗易懂。
3. “it’s, can’t”
邮件中经常看到商法人这样用缩写，这是不要紧的。但是在各种正式的商法人memo中个人觉得还是越正式越好，最好直接用It has, it is 或cannot。要注意是cannot 不是can not，中间是没有空格的，这个有时候有人会用错。而且，个人认为应当摒弃memo中所有的英文动词的缩写，只用全称，这样显得更严谨和专业。
4. “完整的句子，+完整的句子”
比如，这一个例句：the employee argued with his employer, the employee then left the employer’s office。这个句子在语法上是绝对错误的。因为这是两个完整的句子，不能用逗号连接，要用一个句号终止第一句，然后再另起一句，如the employee argued with his employer. The employee then left the employer’s office。或要用连词连接两句话，比如the employee argued with his employer and the employee left the employer’s office。
实践中还有一个常见的错误就是把therefore，however等词当成连词用，这在语法上也是错误的。如the employee argued with his employer, however, he controlled his anger。正确的语法应是the employee argued with his employer, however, and he controlled his anger。加上and之后，两个本来独立的完整句子在语法上就被连接起来了。或者干脆断句：the employee argued with his employer. However, he controlled his anger。
总之，两个完整的句子在一起，要么加连词，要么用句号隔开，否则语法上就是错误的。
5. “分号的用法”
个人认为，在memo和email的写作中，除非列举一连串事项，否则要尽量避免使用分号。因为分号会使意思表达不清晰，不连贯，在语法上也比较难以控制两个句子之间的连接,从而产生歧义。
FYI，分号多用于连接两个紧密联系的独立句子时，如Call me in 30; I'll have what you are asking for. 但其所用之处表达不太正式，一般只在英文小说或文章中常见，故应尽量在商务memo中避免。
6. “i.e.和e.g.”
"i.e."的意思是 "that is" 或者 "in other words," ，"e.g." 的意思是 "for example." 前者是用来澄清你前面已经说的东西，后者是通过举例的方式为你所叙述的事情添加色彩。他们是完全不同的，大多数商法人在实践中分不清楚。
7. “比较级的使用”
有时会见到商法人这么用比较级，如employee A’s severance package is higher than employee B. 这在意思上是不成立的。不能说A的package比B高，而应该是A的package比B的package高。所以，正确表达应是employee A’s severance package is higher than employee B’s。
8. “xxx and I 的使用”
有时会看见商法人这样的表达：could you please send the documents above to xxx and I? 这样是不正确的，正确的表达应该是could you please send the documents above to xxx and me?因为I在这时候被放在了object的位置上，其要变形为me，才能符合其object 的定位，否则则是以subject的意思替代了object的位置。但如果主语是在句首，则要用I不用me，如xxx and I will send the documents through tomorrow.
9. “Farther 和Further的区别”
二者一般可以互换，但farther多指地理位置上的更遥远，而further则多指抽象意义上的更遥远，还是有细微差别的，我们有的时候不太注意。比如I think you deserve to go further in life，这时最好不用farther.
10. “between 和among”
Between的意思是在两个不同的事物中，而among则是在一堆大致相同的物体中。比如，Mike needs to choose between incentive plan A and plan B以及Mike needs to choose among all the incentive plans，这个有时候商法人也容易混淆。
拓展：
商务英语中级写作技巧
应试技巧
1、仔细阅读要求，确定所要写的是电子邮件、备忘录、还是便条。注意格式。
2、一定要完成所指定的3项任务，并进行合理发挥。
3、不要完全照抄题目要求的任务提示，尽量变化一下，如果实在不知道如何变化，或没有把握，至少要把要求补充为完整的句子。
4、字数一定要控制在40－50以内，多字或少字都会扣分。
5、根据写信人和收信人的关系和要求写的内容判断使用语气的正式程度。
6、第一部分主要是公司内部交流，上级给下级写，语气不必特别正式，下级给上级写，最好采用正式语气。给平级同事写信，语气也不必太正式。上级给下级安排日常工作或下级向上级请示工作，最好用正式语气。平级之间的一般交流，可以不太正式。切记不要把不正式和不礼貌混淆，不正式不代表不礼貌。无论给谁写信都要礼貌。
7、写时别忘遵守我课堂上讲的7C原则（completeness, conciseness, correctness, consideration,clarity, courtesy, concreteness）
8、注意谨慎使用缩略式（如I’m ），建议不使用缩略式，以防犯错。
9、注意单词和语法的准确性，宁可用正确的简单句，也不用错误的复杂句。
10、最好写前打个草稿，写后仔细检查。检查内容包括是否完成3个任务，单词、语法、文体是否正确、恰当，字数是否符合要求，格式是否正确等。
11、注意卷面整洁，这会给阅卷老师至少要留下一个比较好的第一印象。
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第二题是写一篇120－140字的商务信函、报告或建议书。
商务信函写作应试技巧
构思正式的商务信函时，须考虑以下几个方面：
1、写信目的
要明确写信目的，是为了提供信息，咨询，还是投诉等？希望得到什么结果？
2、读者对象
明确读者对象，使用正确的文体，得体的语言。
3、条分缕析
分段有助于增加行文的明晰程度，增加信函的可读性。写信要清楚分段，有条理的表达自己的观点，每段只表达一个主题。也可以适当用弹点、数字等技巧以帮助读者理解自己的信。
4、常用表达
要使用商务信函常用的表达，那样会显得很专业，给读者留下很好的印象。
例如：further to your letter of……， Please do not hesitate to contact me. 等比较常用的语句。
在确保不出错的前提下，如能适当展示自己语言的丰富性那就更好了。
写作建议
仔细阅读要求，先确定需要写几段，每段的目的是什么，注意每段表达一个话题。考虑各段的主要用词。
注意格式。不需写地址。称呼要恰当，要和信后的客套结束语在文体上匹配，结尾要写结束语。
确定5个要点都包括在内。
字数一定要控制在120－140以内，多字或少字都会扣分。
写时别忘遵守我课堂上讲的7C原则（completeness, conciseness, correctness, consideration,clarity, courtesy, concreteness）
注意不要使用缩略式（如I’m 等）。
注意单词和语法的准确性，宁可用正确的简单句，也不用错误的复杂句。
最好写前打个草稿，写后仔细检查。检查内容包括是否完成5个任务，单词、语法、文体是否正确、恰当，字数是否符合要求，格式是否正确等。
注意卷面整洁，这会给阅卷老师至少要留下一个比较好的第一印象。
商务报告和建议书写作技巧
一定按照题目要求完成各项任务（有5项任务必须完成）
注意格式。报告和建议书要有总标题，每部分要有小标题。
要使用标准的常用表达。
使用文体正式的语言，不要使用缩略式。
专有名词，如公司名称，可以使用缩略式，以少占字数。
布局要清晰得体。Introduction ， conclusion和 recommendation部分尽量用一句话表达，那样显得简洁。Finding 部分注意使用一些技巧，如分段，弹点等帮助读者理解你的意思，每段只表达一个中心意思。
论点一定要进行充分论证，注意逻辑性，要使用连接词以使行文衔接更好。
句子长度是否恰当，长句最好不要超过20个单词。
注意词汇、语法的正确性和丰富性。
总字数是否符合要求，多字少字都会扣分。
写时别忘遵守我课堂上讲的7C原则（completeness, conciseness, correctness, consideration,clarity, courtesy, concreteness）
注意卷面整洁，这会给阅卷老师至少要留下一个比较好的第一印象。
写前打好草稿，写好后仔细检查。
商务报告格式
总标题
Introduction
The aim of this report is to ----
Findings
It was found-----
Conclusion(s)
It was concluded that ------
商务建议书格式
总标题
Introduction
The aim of this report is to ----
Findings
It was found-----
Conclusion(s)
It was concluded that ------
Recommendation(s)
It is recommended that-----
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